Wydział Projektów
Kierownik: | Ewelina Ladko |
Telefon: | 58 326 18 13 |
Adres: | ul. Podwale Przedmiejskie, 80-824 Gdańsk |
Godziny przyjmowania klientów | 8:00 - 15:00 |
1. Celem wydziału jest prowadzenie całokształtu spraw dla Działań i projektów współfinansowanych z EFS i EFS+ w ramach powierzonych do realizacji zadań jako IP, w zakresie organizacji naborów oraz obsługi projektów, a także koordynacja projektów własnych finansowanych z FE, w szczególnościpoprzez realizację następujących zadań:
1) w Zespole Obsługi Projektów Niekonkurencyjnych:
a) opracowywanie dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia naboru projektów PUP i OHP (m.in. Regulaminu wyboru projektów);
b) przygotowanie dokumentów i zawieranie z wnioskodawcami, których projekty zostały wybrane do dofinansowania, umów o dofinansowanie projektów oraz ich aneksowanie lub rozwiązywanie;
c) rozliczanie z beneficjentami umów o dofinansowanie projektu zgodnie z przyjętymi procedurami;
d) monitorowanie postępu finansowego i rzeczowego realizacji dofinansowanych projektów;
e) weryfikację i zatwierdzanie wniosków o płatność wraz z załącznikami, w tym dokumentów poświadczających prawidłowe poniesienie wydatków ujętych w tych wnioskach, harmonogramów płatności i danych uczestników projektów składanych przez beneficjentów;
f) współudział w spotkaniach informacyjnych i edukacyjnych dotyczących wdrażanych PO;
2) w Zespole Obsługi Projektów Konkurencyjnych i Własnych:
a) opracowywanie dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia naboru projektów w trybie konkurencyjnym (m.in. Regulaminu wyboru projektów);
b) przygotowanie dokumentów i zawieranie z wnioskodawcami, których projekty zostały wybrane do dofinansowania umów o dofinansowanie projektów oraz ich aneksowanie lub rozwiązywanie;
c) rozliczanie z beneficjentami umów o dofinansowanie projektu zgodnie z przyjętymi procedurami;
d) monitorowanie postępu finansowego i rzeczowego realizacji dofinansowanych projektów;
e) weryfikację i zatwierdzanie wniosków o płatność wraz z załącznikami, w tym dokumentów poświadczających prawidłowe poniesienie wydatków ujętych w tych wnioskach, harmonogramów płatności i danych uczestników projektów składanych przez beneficjentów;
f) pogłębioną analizę wniosków o płatność i danych uczestników;
g) opracowanie założeń projektu własnego we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi, zaplanowanie działań projektowych oraz przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu w odpowiedzi na nabór;
h) koordynację realizacji projektu własnego z uwzględnieniem przyjętej struktury zespołu projektowego, w tym monitorowanie postępu finansowego i rzeczowego, nadzór nad realizacją działań oraz wprowadzanie niezbędnych zmian do projektu;
i) komunikowanie o projekcie, zapewnienie widoczności i wymiany informacji nt. projektu;
j) przygotowanie niezbędnej dokumentacji dotyczącej dofinansowania projektu, przygotowywanie wniosków o płatność oraz raportów z realizacji projektu, weryfikacja wydatków i wprowadzanie niezbędnych informacji/danych do systemu teleinformatycznego oraz innych działań związanych z realizacją projektu;
3) na Stanowisku ds. Naborów i Organizacji Oceny Wniosków:
a) przekazywanie IZ danych niezbędnych do sporządzenia pierwszego harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie w ramach PO w zakresie Działań wdrażanych przez IP, a następnie jego aktualizacja zgodnie z obowiązującymi terminami;
b) przeprowadzanie procesu wyboru projektów w ramach Działań wdrażanych przez IP w oparciu o kryteria zatwierdzone przez Komitet Monitorujący, w tym przygotowanie Regulaminu KOP oraz organizacja pracy KOP;
c) przeprowadzenie procesu naboru projektów za pomocą SOWA EFS;
d) organizacja prac związanych z dokonywaniem wyboru projektów w trybie konkurencyjnym i niekonkurencyjnym;
e) wykonywanie zadań związanych z rozpatrywaniem protestów;
f) prowadzenie działań informacyjnych (w tym umieszczanie informacji na stronie internetowej Urzędu) i edukacyjnych oraz współudział w prowadzeniu działań promocyjnych w ramach wdrażanych PO, zgodnie ze Strategią Komunikacji Programu i właściwymi wytycznymi;
g) korzystanie z prowadzonego przez IZ wykazu ekspertów, dostępnego na stronie internetowej PO;
4) na Stanowisku Administratora Merytorycznego Systemów Teleinformatycznych:
a) zarządzanie uprawnieniami pracowników IP w ramach instytucji, w tym weryfikacja uprawnień oraz przegląd aktywności pracowników IP w Centralnym Systemie Teleinformatycznym 2021 (CST2021);
b) bieżącą współpracę z Administratorem Merytorycznym Instytucji Zarządzającej (AM IZ) w sprawach związanych z wykorzystaniem CST2021;
c) koordynację wprowadzanych danych do systemów teleinformatycznych przez pracowników IP i pracowników beneficjenta;
d) prowadzenie szkoleń z zakresu obsługi CST2021 dla pracowników IP i pracowników beneficjenta;
e) przeprowadzanie audytów jakości danych wprowadzanych w ramach danej instytucji oraz wyłączanie dokumentów z audytu jakości danych;
f) przekazywanie do AM IZ wniosków o poprawę błędnych danych/zmianę danych za pośrednictwem Service Desk(SD2020);
g) przekazywanie do AM IZ zgłoszeń problemów merytorycznych, obsługowych, technicznych w CST2021 za pośrednictwem SD2020;
h) przekazywanie do AM IZ zgłoszeń w przypadku wystąpienia lub podejrzenia wystąpienia naruszenia bezpieczeństwa informacji lub przetwarzania danych osobowych w CST2021 za pośrednictwem SD2020;
i) korygowanie danych, w tym usuwanie danych z CST2021;
j) tworzenie raportów oraz analizę możliwości wykorzystania istniejących raportów dla bieżących potrzeb pracowników IP.
2. Wydziałem kieruje Kierownik Wydziału Projektów.